La matrícula mercantil
El deber de los comerciantes de inscribirse en el registro mercantil es un deber que genera cargas y consecuencias, de acuerdo la normatividad vigente.
Registro Mercantil
El artículo 19 del Código de Comercio dispone
que es obligación de todo comerciante:
“1o)
Matricularse en el registro mercantil;
“2o) Inscribir en el registro mercantil todos
los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa
formalidad.”
Las personas que se dediquen profesionalmente
al comercio son consideradas por ministerio de la ley como comerciantes y, en
tal virtud, tienen la carga de cumplir con
las obligaciones que la misma ley les impone, esto es, entre otras, la de matricularse en el registro mercantil e inscribir en él todos los actos,
libros y documentos respecto de los cuales
la ley les exija esa formalidad.
Por su parte, el artículo 26 del código de
comercio, establece:
“Art. 26. Registro Mercantil -
Objeto - Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la
matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como
la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales
la ley exigiere esa formalidad.
El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los
libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o
actos y obtener copias de los mismos.”
La Corte Constitucional, mediante sentencia
C- 602 de 2000, ha manifestado que:
“Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro
mercantil. En estricto rigor la
matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la
condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de
inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil,
constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los
comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad
mercantil.” (Resaltado fuera del texto)
Conforme al artículo 100 del Código de
Comercio "Se tendrán como comerciales, para todos los efectos legales, las
sociedades que se formen para la ejecución de actos o empresas
mercantiles". En este sentido, una sociedad será
comercial cuando en su objeto social se haya previsto la realización de
operaciones o actos mercantiles.
Las sociedades de naturaleza mercantil deben
cumplir, en su calidad de comerciantes, con la obligación prevista en el
artículo 19 del Código de Comercio y, por lo tanto, deben matricularse en el
registro mercantil a cargo de las cámaras de comercio.
Renovación de la
Matricula Mercantil
De conformidad con el artículo 33 del Código
de Comercio, es obligación de los comerciantes renovar su matrícula anualmente
e informar a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de
comerciante, así como las demás mutaciones referentes a su actividad
comercial a fin de que se tome nota de ello en el registro
correspondiente. En efecto, el artículo
33 del Código de Comercio establece que:
“La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de
cada año. El inscrito informará a la
correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de
domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que
se tome nota de ello en el registro correspondiente. Lo mismo se hará respecto
de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos
a registro.”
En consecuencia, la matrícula mercantil de
los comerciantes y de los establecimientos de comercio debe renovarse en el
período comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de
marzo de cada año. De este modo, debe precisarse que para el cumplimiento de la
obligación de renovación de la matrícula mercantil la ley ha establecido un
plazo, en tanto dicha obligación es susceptible de ejecutarse hasta el último
día fijado para el cumplimiento, es decir hasta el 31 de marzo de cada año.
De acuerdo con las normas citadas los
comerciantes que realicen la renovación de su matrícula mercantil hasta el 31
de marzo de cada año, inclusive, están cumpliendo debidamente con su obligación
de renovar la matrícula mercantil.
Por su parte, la Circular Única de esta
Superintendencia en su Título VIII modificado por la Circular 02 de 2016, en el
numeral 2.1.3, sobre la renovación de la matrícula mercantil, dispone:
“2.1.3. Aspectos atinentes a la matrícula
mercantil y su renovación
(…)
2.1.3.4. La obligación de renovar la matrícula mercantil de persona natural cesa con
la muerte del comerciante. Este hecho se acreditará ante la Cámara de Comercio,
con copia del certificado de defunción. No se causará la obligación de renovar la
matrícula desde la fecha de su muerte.
2.1.3.5. La información sobre la pérdida de la calidad de comerciante por parte de
una persona natural y/o sobre el cierre definitivo de los establecimientos de
comercio, se inscribirá en Cámara de Comercio como una mutación. Esta
inscripción no genera automáticamente la cancelación de la matrícula
mercantil.
A partir de la inscripción de estas
mutaciones ya no se causan más derechos de renovación de la matrícula mercantil y
las Cámaras de Comercio están obligadas a informar a los interesados a través
de sus medios de comunicación la posibilidad que tienen de inscribir estas
mutaciones y sus efectos.
(…)
2.1.3.7. Cuando un comerciante solicite la cancelación
de su matrícula mercantil, deberá proceder a cancelar los derechos
correspondientes a los años no renovados,
inclusive la del año en el que solicita su cancelación, salvo que se encuentre
dentro del plazo que la ley le ha otorgado para renovar, es decir, entre el 1
de enero y el 31 de marzo.
Si un comerciante renueva su matrícula mercantil antes del 31 de marzo y
luego, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que hizo
la renovación, solicita la cancelación de esa matrícula, puede pedir que le
devuelvan lo pagado por esa renovación, siempre que esa solicitud de
cancelación se presente antes del 31 de marzo.
Por el contrario, si la solicitud de cancelación se presenta después de los
diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que hizo la renovación o
después del
31 de marzo, no habrá lugar a devolución alguna.”
3.3 Sanción por la no renovación de la Matrícula
Mercantil
El comerciante que no efectúe la renovación
de la matrícula mercantil dentro del término estipulado, podrá ser sancionado
por la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a lo previsto en el
artículo 37 del Código de Comercio.
En efecto, el mencionado artículo 37,
dispuso:
“La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil incurrirá en multa, que impondrá la Superintendencia de Industria y
Comercio, sin perjuicio de las demás sanciones legales. La misma sanción se
aplicará cuando se omita la inscripción o matrícula de un establecimiento de
comercio.” (negrilla fuera de texto)
Por su parte, el Consejo de Estado - Sec.
Primera, Sent. Oct 19/90, sobre el particular señaló:
“(…) Según el artículo 37 de dicho
estatuto, la persona y el establecimiento
de comercio que ejerzan el comercio sin estar inscritos en el registro
mercantil incurrirán en multa que impondrá la Superintendencia de Industria y
Comercio, sin perjuicio de las sanciones legales. No renovar la matrícula equivale a carecer de registro, luego quien no cumpla con esta obligación de renovarla se
hará acreedor a tal sanción pecuniaria.”(subrayado
fuera de texto)
La no renovación se entenderá como la
carencia de registro, circunstancia que conlleva a la imposición de una sanción
por parte de la Dirección de Cámaras de Comercio de la Delegada para la
Protección de la Competencia de esta Superintendencia, previa
investigación
correspondiente, de conformidad
con lo previsto en el artículo 11
num. 5 del Decreto 2153 de 1992, en concordancia con el artículo 10 del Decreto
4886 de 2011, la cual consiste en una multa hasta el equivalente de diecisiete (17)
salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la
sanción, así:
Decreto 2153 de 1992
“ARTICULO 11. Funciones Especiales
del Superintendente Delegado para la Promoción de la Competencia. -
(…)
5. Imponer a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin
estar matriculadas en el registro mercantil, multas
hasta el equivalente de diecisiete (17)
salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de
la sanción;” (subrayado fuera de texto)
Decreto 4886 de 2011
“ARTICULO 10. Funciones de
la Dirección de Cámaras de Comercio
2. Imponer previa investigación, las multas a las que se refiere el numeral
5 del artículo 11 del Decreto 2153 de 1992 o las normas que lo modifique o
adicionen, a las personas que ejercen
profesionalmente el comercio sin estar matriculadas en el registro mercantil.”
Adicionalmente, el artículo 30 de la Ley 1727
de 2014, que modificó el artículo 92 del Código de Comercio, establece:
“Artículo 30. Extemporaneidad en la
renovación de la matrícula mercantil. El comerciante que incumpla con la obligación de renovar oportunamente su
matrícula mercantil, estará sujeto a las sanciones previstas en el artículo 37
del Código de Comercio para quienes ejercen profesionalmente el comercio, sin
estar matriculado en el registro mercantil. La sanción será impuesta por la
Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con las disposiciones
reglamentarias vigentes.
Las Cámaras de Comercio deberán remitir dentro del mes siguiente al
vencimiento del plazo para la renovación de la matrícula mercantil, el listado
de comerciantes que incumplieron el deber de renovar la matrícula.”
En consecuencia, la renovación extemporánea
de la matrícula mercantil dará lugar a las sanciones previstas en el artículo
37 del Código de Comercio.
3.4 Depuración del
Registro Único Empresarial y Social –RUES-
3.4.1 Ley 1429 de 2010
La Ley 1429 del 29 de diciembre de 2010 “Por
la cual se expide la Ley de Formalización y Generación de Empleo”, en el
artículo 50, dispuso lo siguiente:
“Artículo 50. Depuración del
Registro mercantil. Durante los seis meses siguientes a la vigencia de la
presente Ley, los empresarios que renueven su matrícula mercantil o la de sus
establecimientos de comercio, sucursales y agencias podrán pagar las renovaciones de los años anteriores de la siguiente
manera:
1.
Las renovaciones
cuyo plazo se venció antes del 2008 no tendrán costo alguno.
2.
Las
renovaciones correspondientes al año 2008 y 2009 tendrán un valor equivalente
al cincuenta por ciento (50%) de la tarifa aprobada para dichos años.
3.
Las
renovaciones correspondientes al año 2010 se pagarán de conformidad con la
tarifa aprobada para dicho año.
Parágrafo 1°. Las sociedades cuya última renovación se efectuó diez (10)
años antes a la vigencia de la presente Ley, no incursas en proceso de
liquidación, tendrán un plazo de doce (12) meses para que cumplan con la
mencionada obligación, vencido este término, de
no hacerlo, quedarán disueltas y en estado de
liquidación y cualquier persona que demuestre un interés legítimo podrá
solicitar a la Superintendencia de Sociedades que designe un liquidador en los
términos previstos en esta Ley. Lo anterior, sin perjuicio de los derechos de
terceros debidamente inscritos en el respectivo Registro mercantil.
Parágrafo 2°. Las personas naturales y los
establecimientos de comercio, sucursales y agencias cuya última renovación se efectuó diez (10) años atrás antes de la vigencia de la presente Ley, tendrán
un plazo de doce (12) meses para ponerse al
día en la renovación de la Matricula Mercantil. Vencido este término, de no hacerla, la cámara cancelará la
respectiva matricula, sin perjuicio de los derechos de terceros debidamente
inscritos en el respectivo Registro
mercantil.
Parágrafo 3°. Las cámaras de comercio informarán previamente las
circunstancias previstas en el presente artículo a los interesados mediante
carta o correo electrónico a la última dirección registrada, si la tuviere. Así
mismo, publicarán al menos un aviso en un periódico de circulación nacional y
uno en su página Web, 90 días antes del 31 de diciembre en el que informen a
sus inscritos del requerimiento para cumplir con la obligación y las
consecuencias de no hacerlo.
Parágrafo 4. Las pequeñas empresas que se encuentren inactivas, antes de la
vigencia de la presente Ley, y que renueven su Matrícula Mercantil, de acuerdo
con las tarifas y términos establecidos en el artículo, podrán acceder a los
beneficios consagrados en los articulas 4 y 5 de la presente Ley.”
Para el efecto, deberán ponerse al día en
todas sus obligaciones de carácter legal y tributario dentro de doce (12)
meses siguientes contados a partir de la entrada en vigencia de la presente Ley.” (subrayado y resaltado fuera de texto)
El artículo 50 antes transcrito, tenía como
objeto depurar o sanear el registro mercantil, en el sentido que en éste sólo
estén las personas que se encuentran activas en el mercado, para lo cual
aquellas personas que no han renovado su matrícula mercantil y se encuentran
activas, puedan beneficiarse respecto del pago de la renovación no efectuada.
3.4.2 Artículo 31 Ley 1727 de 2014
La Ley 1727 de 2014, en
su artículo 31, sobre la depuración del registro mercantil, estableció lo
siguiente:
“Artículo 31. Depuración del Registro Único Empresarial y Social (RUES).
Las Cámaras de Comercio deberán depurar anualmente la base de datos del
Registro Único Empresarial y Social (RUES), así:
“1. Las sociedades comerciales y demás personas jurídicas que hayan
incumplido la obligación de renovar la matrícula mercantil o el registro, según
sea el caso, en los últimos cinco (5) años, quedarán disueltas y en estado de
liquidación. Cualquier persona que demuestre interés Ilegítimo podrá solicitar
a la Superintendencia de Sociedades o a la autoridad competente que designe un
liquidador para tal efecto. Lo anterior, sin perjuicio de los derechos
legalmente constituidos de terceros.
2. Cancelación de la matrícula
mercantil de las personas naturales, los establecimientos de comercio,
sucursales y agencias que hayan incumplido la obligación de renovar la
matrícula mercantil en los últimos cinco (5) años.
Parágrafo 1°. Los comerciantes personas
naturales o jurídicas y demás personas jurídicas que no hayan renovado la
matrícula mercantil en los términos antes mencionados, tendrán plazo de un (1)
año contado a partir de la vigencia de la presente ley para actualizar y
renovar la matrícula mercantil. Vencido
este plazo, las Cámaras de Comercio procederán a efectuar la depuración de los
registros.
Parágrafo. 2°. Las Cámaras de
Comercio informarán, previamente, las condiciones previstas en el presente
artículo a los interesados mediante carta o comunicación remitida vía correo
electrónico a la última dirección registrada, si la tuviere. Así mismo,
publicarán al menos un (1) aviso anual dentro de los tres (3) primeros meses,
en un diario de circulación nacional en el que se informe a los inscritos del
requerimiento para cumplir con la obligación y las consecuencias de no hacerlo.”
En tal sentido, las personas naturales y
jurídicas que lleven más de 5 años sin renovar su matrícula mercantil tenían
(1) un año contado a partir de la vigencia de la Ley 1727 del 11 de julio de
2014 -la cual fue publicada en el Diario Oficial 49209 del 11 de julio de
2014- para ponerse al día con esos pagos
y de esta manera evitar las consecuencias derivadas de su no renovación, esto
es, la cancelación de la matrícula mercantil (de las personas naturales,
establecimientos de comercio, sucursales y agencias) o que las declaren
incursas en estado de disolución y liquidación (a las personas jurídicas).
Fuente Superindustria
y Comercio concepto No. 17-57620
